Hur du kreativt och innehållsmässigt jobbar med digitala event.

Nu har vi haft vårt andra webbinarium i vår webinarserie* där vi behandlar det högaktuella ämnet digitala event. Denna gång bjöd vi in några av våra samarbetspartners och tillika experter inom eventproduktion, Sara Ekman från Life Event och Henrietta Gatestål från Cronström & Co.

Se den inspelade versionen här: "Hur du kreativt och innehållsmässigt jobbar med digitala event"

Sara Ekman, Sälj- och Marknadschef

Life Event

Sara har lång erfarenhet inom event och projektledning, större delen av karriären har hon spenderat utomlands men sedan ett par år är hon tillbaka i Sverige och har arbetat med projektledning samt sälj- & marknadsstrategier på Life Event.

Med ett stort intresse för digitalisering samt en utbildning inom digital kommunikation och mätning, ser Sara den senaste utvecklingen som ett naturlig komplement till det fysiska mötet som är här för att stanna.

Henrietta Gatestål

Cronström & Co och Vi & Vänner

Henrietta har en fil kand i strategisk kommunikation från Lunds universitet och har sedan examen arbetat med möten och events på eventbyrån Cronström & Co, www.cronstromco.se och på agenturen Vi och vänner, www.viochvanner.se.

Idag arbetar Henrietta nästan uteslutande med digitala möten på uppdrag av både befintliga och nya kunder. Gemensamt för samtliga kunder är att de vill fortsätta kommunicera med sina intressenter på ett smart och attraktivt sätt som når igenom bruset.

Vi ställde frågorna och experterna svarade på:

- Varför är event, digitalt eller fysiskt, ett format som fler bör anamma i sin verksamhet?

- Vad är den stora skillnaden kreativt och innehållsmässigt med digitala event?

- Vad bör du tänka på när du skapar ett spännande och intressant innehåll för ett lyckat digitalt event?

- Hur funkar det att arrangera ett kombinerat digitalt och fysiskt event?

- Hur tror experterna att digitala event kommer att utvecklas?

Här kommer svaren på de frågorna som vi inte hann med.

Fråga: Dela gärna fler konkreta tips på interaktivitet under digitala events!

Svar Henrietta: Att använda sig av mindre mötesrum, tex Break out rum,  är ett smidigt sätt att skapa bikupediskussioner där deltagarna lär känna varandra och vågar börja prata även om man inte gör det i storgrupp. Ett tips är att om det är möjligt faktiskt lägga lite tid på att sätta ihop dessa grupper för att man skall få ut så mycket som möjligt av situationen. Skicka gärna med en fråga som kan agera som icebreaker för gruppen, men be inte om någon rapportering på svar.

Det är även bra att använda sig av verktyg där deltagaren får möjlighet att vara med/påverka med utan att sätta igång sin mikrofon och göra det muntligt (för det blir sällan riktigt bra i större grupper). Bra verktyg för detta är tex Mentimeter och Slido. Här kan man skapa ordmoln, svara på färdiga frågor eller helt enkelt skicka in helt egna frågor. Ett tips är att inte låta alla frågor direkt visas på storbildskärmen eller i sändningen, utan ha en person som modererar frågorna och väljer ut de som är relevanta/passande. Ytterligare ett tips här är att väldigt tidigt i programmet ställa en enkel fråga som man uppmanar alla att svara på tex ”var kommer ni ifrån?” för då kommer alla bekanta sig med verktygen och blir på så vis mer benägen att svara på de frågor som ni faktiskt vill ha svar på.

Svar Sara: Finns massor, men tex: tillgängliga chattar för deltagare sinsemellan,  sociala break outs, interaktiva tävlingar eller utmaningar där man delar med sig av content i direktsändning, eller via SoMe, Q and As via en moderator.. mm.

Fråga: Hej, ni pratade lite om plattformar. Zoom, Google meet, Teams, vilken teknik rekommenderar ni om man ska köra ett helt digitalt mindre (50 - 80 personer icke hybrid) event och varför? Är de likvärdiga?

Svar Sara: Jättesvårt att svara på eftersom detta beror mycket på vilket innehåll man har och vad som är viktigt för just detta event. Ett förslag är att börja titta på den plattform man är mest bekväm med som bolag ,om det finns en sådan, och se om den kan fylla rätt funktioner. Är man inte speciellt bevandrad i den digitala världen och alla plattformar skulle jag (såklart) rekommendera att man tar in extern hjälp från ett eventbolag. Det är alltid mer jobb än man först tror med ett digitalt event och har man inte så mycket erfarenhet så är det svårt att förutse sådant som kan gå fel och sätta ihop en riskanalys.

Fråga: Vad har ni för erfarenhet kring internationella konferenser, exempelvis tidszoner? Jeeves Information Systems

Svar Sara: Finns såklart många saker att tänka på i ett internationellt digitalt event men ett par saker man bör tänka extra på är att anpassa agendan till de tidszoner som är involverade, man kan tex. behöva göra dubbla pass för att klara av det, man bör också tänka på olika restriktioner och typer av brandväggar och eventuella VPN lösningar som kan skilja sig åt från marknad till marknad som kan innebära att deltagarna inte kommer in på just er plattform tex.

Fråga: Ge gärna konkreta tips innan digitala events också?

Svar Henrietta: Under fysiska event så är det precis lika möjligt att fortfarande använda sig av verktyg som mentimeter och slido, de brukar vara väldigt uppskattade avbrott i rollen som passiv lyssnare.

Annars så är ett väldigt bra tips att slänga ut frågor till publiken och be dem diskutera en fråga 1-3 pers i små ”bikupor”. Det gör dels att publiken blir mer vaken och alert, men också att de blir mer benägna att komma ihåg vad föredraget handlade om eftersom de själva har fått tänka till. För kom ihåg! Man minns bara det som man själv har tänkt!

Svar Sara: Se till att er agenda är anpassad till vald plattforms funktionalitet. Dessa måste gå hand i hand för att det ska bli ett bra event och flöde. Sätt ihop en riskanalys och gör er research ordentligt  innan. Kommer det vara fördröjningar i sändningen och hur mycket? Hur ser det ut när en talare ska visa en presentation samtidigt? Måste ni byta plattform för vissa moment eller kan ni integrera alla på en? Vilken säkerhetsnivå ska det vara för att kunna logga in på eventet? Och framförallt -repa och testa ALLT innan!!

Fråga: Vad har ni för erfarenhet av skräddarsydda mötesplattformar? Alltså inte zoom mfl. utan en plattform som är utformad efter kundens behov.

Svar Sara: En skräddarsyddplattform är oftast en relativt dyr historia men värt det vid ett mer omfattande event som tex en mässa eller ett event med sponsorer. Finns massa olika leverantörer av skräddarsydda plattformar.

Fråga: Vad har ni för tips när det på det digitala mötet ska tas beslut bland deltagarna?

Svar Henrietta: Först och främst måste man vara noggrann med säkerheten, särskilt om det är väldigt viktiga beslut som inte får komma i fel händer.Men det viktiga i mötet är att alla måste få likadana förutsättningar att vara delaktiga i beslutet, med andra ord inför mötet säkerställa att alla har nåtts av informationen, vet hur man loggar in och sedan under mötet kontrollera så att alla deltagare ser och hör bra genomgående under hela mötet.

Så som gäller för alla typer av digitala möten där mer än en person skall bidra till innehållet är det viktigt att tänka på hur rösterna tas in. Mellan 1-5 personer är det fortfarande relativt smidigt att prata i grupp, men går man över det är det värt att fundera över om man inte skall ta emot åsikter/röster eller liknande på annat sätt för att inte någon skall missas. Kanske kan man be alla deltagare skriva i chatten, skicka in mail om det skall sparas på ett visst sätt eller andra funktioner som olika plattformar har. Exempelvis Zoom har ett inbyggt Poll system där mötesledaren i förväg skapar frågor med svarsalternativ som denne sedan kan lägga upp live i mötet för att be alla deltagare svara på samma fråga samtidigt. Detta kan ske anonymt om önskas.

Vill/kan man inte använda Zoom så kanske det är möjligt att undersöka möjligheterna av att kombinera mötet med mentimeter, slido eller liknande för att ta in svaren där och att möter ledaren delar sin skärm för att visa resultaten.

Har ni frågor eller liknande så maila oss på support@invajo.com